KVKK Aydınlatma Metni

Aydınlatma metninin kapsam ve amacı

İşbu Aydınlatma Metni; kişisel verileri toplama yöntemlerini ve hukuki sebeplerini, Kullanıcı olarak Platform'u kullanmanız halinde hangi kişisel verilerinizin işlendiğini; söz konusu kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığını; kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceğini; kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi hallerini; İlgili Kişilerin kişisel verileri üzerindeki haklarını ve bu hakların nasıl kullanılabileceğini açıklamaktadır.

Veri sorumlusunun kimliği

Aşağıda belirtilen toplanma yöntemleri vasıtasıyla paylaştığınız kişisel verileriniz bakımından Veri Sorumlusu, [Ticaret Sicili Müdürlüğü] nezdinde [Ticaret Sicil No] sicil numarası ile kayıtlı, [MERSİS No] MERSİS numaralı, "[Şirket adresi]" adresinde mukim İTHAL 360'dir.

İşlenen kişisel verileriniz

• Kimlik: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası (bireysel faturalama süreçlerinde)
• İletişim: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi
• Müşteri İşlem: Üye olma tarihi, müşteri ID, üyelik tipi (bireysel/kurumsal), üyesi olunan organizasyon, ekip rolü ve davet kayıtları, GTİP arama geçmişi, vergi hesaplama kayıtları, kayıtlı karşılaştırmalar, takip listesi ve alarm kayıtları, GTİP bulma amacıyla girilen ürün tanımları, şikâyet ve öneri kayıtları, destek kayıtları, satın alınan ücretli hizmet bilgileri
• Finans: Fatura bilgileri (ticari unvan, vergi dairesi ve vergi numarası dâhil), borç tutarı, ödeme ve ödeme yöntemlerine ilişkin bilgiler, sipariş ve işlem kayıtları, IBAN numarası (iade süreçlerinde)
• Hukuki İşlem: Adli ve idari makamlarla yapılan yazışmalar, dava ve şikâyet dosyalarında yer alan bilgiler
• Pazarlama: Kullanım bazlı kampanya verileri, hedefleme ve segment bilgileri
• İşlem Güvenliği: IP adresi, kullanıcı işlem kayıtları (log), trafik verileri, Platform kullanım bilgileri, tarayıcı türü ve sürümü, cihaz işletim sistemi ve sürümü, tarayıcı anlık bildirim abonelik bilgisi ve bildirim tercihleri, şifre ve parola bilgileri, iki adımlı doğrulama bilgileri
• Görsel ve İşitsel Kayıt: Profil fotoğrafı, GTİP bulma amacıyla yüklenen ürün görselleri

Kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri

Yukarıda kategoriler halinde belirtilen kişisel verileriniz İTHAL 360 tarafından; Platform (internet sitesi ve web uygulaması), e-posta kanalları üzerinden elektronik ortamda, çerezler ve benzeri teknolojiler vasıtasıyla, Google ile giriş yapmanız halinde Google üzerinden ve/veya destek kanallarıyla toplanmaktadır.

Kişisel verilerinizin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri

Şirketimiz, KVKK'nın 5. maddesi uyarınca;

Platform üzerinden sizlere hizmet sağlamak, üyelik kaydının oluşturulması, GTİP arama, vergi hesaplama, takip ve alarm hizmetlerinin sunulması, organizasyon ve ekip yönetiminin sağlanması, aramızdaki sözleşmenin ifası ve Şirketimizin mevzuata uyumluluğunu sağlamak amacıyla ad-soyad, T.C. kimlik numarası, telefon numarası, e-posta adresi, arama, hesaplama ve takip kayıtları, GTİP bulma amacıyla girilen ürün tanımları ve görseller, IP adresi, tarayıcı ve cihaz işletim sistemi bilgileri, kullanıcı işlem kayıtları ve trafik verilerini, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ve kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebeplerine dayanarak;

Platform üzerinden sizlere hizmet sağlamak, ücretlendirme, ödeme ve müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi, hesabınızın doğrulanması amacıyla ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, Platform kullanım verileri, şikâyet ve öneri kayıtları, IBAN numarası, ödeme ve ödeme yöntemlerine ilişkin bilgilerinizi, işleme amacına uygunluk, ölçülülük ve veri minimizasyonu ilkelerine uygun olduğu ölçüde ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak;

Faturalama süreçlerini yürütmek, finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi amacıyla ad-soyad, T.C. kimlik numarası, telefon numarası, IBAN numarası, borç tutarı, fatura numarası, ödeme ve ödeme yöntemlerine ilişkin bilgileri, veri sorumlusu olarak Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak;

5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca trafik verilerinin ve işlem kayıtlarının saklanması, yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla IP adresi, trafik verileri ve kullanıcı işlem kayıtlarını, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi hukuki sebeplerine dayanarak;

Hizmetin işleyişine ilişkin bildirimlerin (takip ettiğiniz GTİP kodları ve mevzuattaki değişiklik alarmları, ekip davetleri, ödeme sonucu ve benzeri) e-posta, SMS ve tarayıcı bildirimi ile tarafınıza iletilmesi amacıyla e-posta adresi, telefon numarası, tarayıcı anlık bildirim abonelik bilgisi ve bildirim tercihlerinizi, sözleşmenin ifası ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanarak;

Şirketin hizmet ve operasyonlarının yönetimi, denetimi ve iyileştirilmesi, pazar araştırmalarının yapılması, stratejik planlama süreçlerinin yürütülmesi, hizmet, operasyon ve Platform'un güvenliğinin sağlanması, hileli veya yasadışı faaliyetlerin (sahte hesap, dolandırıcılık ve benzeri) tespit edilebilmesi ve önlenmesi, şikâyet süreçlerinin yürütülmesi, kampanya kötüye kullanımını önlemek ve tespit etmek, şirket içi denetim, iç kontrol, hukuk, finans, raporlama ve şirket içi operasyonların yürütülmesi amacıyla; adli makamlarla yapılan yazışmalar, dava dosyasında yer alan bilgiler, üye olma tarihi, müşteri ID, şikâyet ve öneri kayıtları, Platform kullanım detayları, destek kayıtları ve Platform kullanım bilgilerini, işleme amacına uygunluk, ölçülülük ve veri minimizasyonu ilkelerine uygun olduğu ölçüde, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak;

Sunduğumuz hizmetlerden açık rıza vermeksizin yararlanılabilmesine rağmen, özgür iradesine dayalı açık rıza veren Kullanıcılar açısından; Kullanıcılara yönelik bireysel kampanyaların oluşturulması, iş ortaklarımız tarafından özel fırsatların sunulması, hedef kitle belirlenmesi, kullanıcı deneyimini arttırıcı faaliyetlerin yürütülmesi, Platform'un kişiselleştirilmesi, doğrudan ve kişiye özel pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kullanım bazlı kampanya verilerini, ilgili kişinin açık rızasının alınması hukuki sebebine dayanarak işlemektedir.

Kişisel verilerin yurt içindeki üçüncü kişilere aktarımı

İTHAL 360, kişisel verilerinizi yalnızca işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVKK'nın 8. maddesine uygun olarak yurt içinde bulunan üçüncü kişilere aktarmaktadır.

İTHAL 360, yukarıda belirtilen kişisel verilerinizi; yetkili kişi, kurum veya kuruluşlara bilgi vermek, hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, hukuki süreçleri yürütmek ve faaliyetlerini mevzuata uygun olarak yürütmek amacıyla yetkili kişi, kurum ya da kuruluşlara aktarır.

Ayrıca Şirketimiz, taahhüt ettiği hizmetleri sağlayabilmek, faaliyetleri yürütebilmek, ödemelerin alınmasını sağlayabilmek, Kullanıcıların güvenliğini ve memnuniyetini sağlayabilmek ve verilen hizmetlerin kalite kontrolünü yapabilmek adına kişisel verilerinizi; lisanslı ödeme kuruluşları, e-arşiv/e-fatura hizmet sağlayıcıları, bulut ve sunucu hizmeti sağlayıcıları, SMS/e-posta gönderim hizmeti sağlayıcıları ve benzeri iş ortakları ile tedarikçilerine aktarmaktadır.

Açık rızanızın olması halinde Şirketimiz; siz Kullanıcılara yönelik bireysel kampanyaların oluşturulması, iş ortaklarımız tarafından özel fırsatların sunulması, hedef kitle belirlenmesi, kullanıcı deneyimini arttırıcı faaliyetlerin yürütülmesi, Platform'un kişiselleştirilmesi, doğrudan ve kişiye özel pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla; kullanım bazlı kampanya verileriniz ile müşteri ID, cep telefonu numarası, üye olma tarihi ve Platform kullanım detaylarına ilişkin verilerinizi iş ortaklarına aktarmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, İTHAL 360 ve aktarımın gerçekleştirildiği üçüncü kişiler tarafından tüm gerekli güvenlik önlemleri ve teknik tedbirler alınarak aktarılmakta ve muhafaza edilmektedir. Buna ek olarak kişisel verileriniz, İTHAL 360'in veri sorumlusu olarak kişisel verilerinizi aktardığı üçüncü kişiler ile akdedilen veri işleme sözleşmeleri ile de hukuki olarak korunmaktadır.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı

Platform'un teknik olarak çalışabilmesi için yurt dışında yerleşik bazı hizmet sağlayıcıların altyapısı kullanılmakta ve bu kapsamda kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır. Aktarım yapılan hizmetler ve bu kapsamdaki veriler şunlardır:

• Render (Render Services, Inc.; sunucular Frankfurt): Platform'un ve veritabanının barındırılması amacıyla Platform'da işlenen tüm veriler.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc.): Alan adı, trafik iletimi, güvenlik ve robot doğrulaması ile dosya depolama amacıyla IP adresi, trafik verileri ve yüklenen dosyalar.
• Anthropic (Anthropic, PBC): Yapay zekâ destekli GTİP önerisi amacıyla, yalnızca ilgili özelliği kullandığınızda iletilen ürün tanımı metni ve görseller; kişisel veriler mümkün olduğunca maskelenerek iletilir.
• MongoDB (Voyage AI): Arama sonuçlarının oluşturulması amacıyla arama metni.
• Sentry (Functional Software, Inc.): Hata kayıtlarının tutulması amacıyla, kişisel verilerden arındırılmış hata kayıtları.
• Resend (Resend, Inc.): E-posta gönderimi amacıyla e-posta adresi ve e-posta içeriği.
• Better Stack: Platform'un çalışırlığının izlenmesi amacıyla teknik veriler ve durum sayfası ziyaretçi IP adresi.
• Google (Google LLC/Google Ireland Limited): Kurumsal e-posta ve Google ile giriş amacıyla e-posta yazışmaları ile ad, e-posta adresi ve profil görseli.
• Tarayıcı anlık bildirim hizmetleri: Tarayıcı bildirimlerinin iletilebilmesi amacıyla, kullandığınız tarayıcının sağlayıcısına (ör. Google, Mozilla, Apple) iletilen bildirim abonelik bilgisi ve bildirim içeriği.

Güncel liste Alt-işleyenler sayfasında yayımlanır. Bu aktarımlar KVKK'nın 9. maddesi kapsamında gerçekleştirilmektedir. Hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca yeterlilik kararı bulunan ülkelere aktarım bu karara dayanılarak; yeterlilik kararı bulunmayan ülkelere aktarım ise Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşme imzalanması suretiyle yapılmakta ve imzalanan sözleşme, imza tarihinden itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilmektedir.

Ödeme işlemleri, Türkiye'de yerleşik ve Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu tarafından lisanslandırılmış ödeme kuruluşu aracılığıyla gerçekleştirilmekte olup ödeme verileriniz bu kapsamda yurt dışına aktarılmamaktadır.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ve aktarılması için açık rıza alınmasına gerek olmayan istisnai haller

KVKK kapsamında kişisel verileriniz açık rızanıza ya da KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenen açık rıza gerektirmeyen nedenlere dayalı olarak işlenebilir ve aktarılabilir. Bu kapsamda, Platform kapsamındaki hizmetlerimizi sunarken siz Kullanıcılarımızdan açık rıza almamıza gerek olmayan ve istisna kapsamında sayılan haller söz konusudur. Bu istisnai durumlar aşağıda sayılmıştır:

• KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (a) bendi uyarınca "kanunlarda açıkça öngörülmesi",
• KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (c) bendi uyarınca "sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması",
• KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (ç) bendi uyarınca "veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması",
• KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (e) bendi uyarınca "bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması",
• KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (f) bendi uyarınca "ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması".

Kişisel verilerinizin saklanma süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler kadar saklanır. Başlıca saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

• Üyelik ve hesap verileri: Üyeliğiniz devam ettiği sürece; hesabınızın silinmesi halinde, doğabilecek uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğü bakımından Türk Borçlar Kanunu'nun 146. maddesinde öngörülen on yıllık genel zamanaşımı süresi boyunca.
• Ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesi uyarınca beş yıl ve Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi uyarınca on yıl boyunca; bu sürelerden uzun olanı uygulanır.
• Trafik verileri ve işlem kayıtları (log): 5651 sayılı Kanun ve Yer Sağlayıcılığı Yönetmeliği uyarınca yer sağlayıcı sıfatıyla bir yıl boyunca.
• Ticari elektronik ileti onay kayıtları: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in 13. maddesi uyarınca, onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten itibaren üç yıl; ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtlar ise kayıt tarihinden itibaren üç yıl.

Sürelerin sona ermesiyle kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi

Yukarıda açıklanan amaç ve vasıtalar doğrultusunda toplanan kişisel verileriniz İTHAL 360 tarafından KVKK'ya uygun olarak, özenle ve gizlilik içinde işlenecektir. Kişisel verileriniz, Şirketimizin o veriyi işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar işlenmekte, daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerinizin işlendiği süre boyunca sadece Şirketimiz içinde yetkilendirilmiş kişiler, işin gerekliliğine uygun olmak kaydıyla kişisel verilerinize erişebilecektir.

Öngörülen sürenin sona ermesiyle beraber kişisel verileriniz; KVKK'nın ve Türk Ceza Kanunu'nun ilgili hükümleri, "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" ve şirket politikalarımıza uygun şekilde derhal imha edilecektir. Hesabınızı silme yöntemleri ve silme talebinizin sonuçları, Platform'da yayımlanan ithal360 Hesap ve Veri Silme Politikası'nda ayrıca açıklanmıştır.

İlgili kişi olarak haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahibi olarak sizlere aşağıda belirtilen haklar tanınmıştır:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru yolu

Bu Aydınlatma Metni'ne dair herhangi bir sorunuz, yorumunuz veya isteğiniz varsa, başvurunuzu 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de yer alan usul ve esaslara uygun olarak, kimliğinizi gösteren belgeler ile birlikte tarafımıza iletebilirsiniz. Başvurunuzu; Platform'da yayımlanan ithal360 Veri Sorumlusuna Başvuru Formu'nu doldurarak kvkk@ithal360.com e-posta adresine göndererek veya İTHAL 360, "[Şirket adresi]" adresine iadeli taahhütlü tebligat ile iletebilirsiniz. Şirket, talebinizi, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, veri sorumlusu tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen ücret tarifesi esas alınacaktır. Talebinizin kabul edilmesi halinde gereği yerine getirilir. Başvurunuzun, yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu reddedilmesi halinde, ret gerekçesi ile birlikte tarafınıza yazılı yahut elektronik ortamda bildirilir. Veri sorumlusuna başvuru ve Kurul'a şikâyet haklarınızla ilgili detaylı bilgi KVKK'nın 13. ve devamı maddelerinde yer almaktadır. Ayrıca kişisel verileriniz ile ilgili değişiklik ya da güncelleme taleplerinizi de yukarıda belirtilen şekilde veri sorumlusu Şirket'e iletebilirsiniz.